- 仕事量が多すぎて以前は毎日残業していた。定時に帰りお迎え時間に間に合う気がしない…
- 仕事を時短したいけど、どうしたらいいか分からない…
育休復帰前、仕事のことを思い出し、不安になっていませんか？
でも、安心してください。
自分の仕事が終わり、周囲からの依頼も無ければ、定時に帰ることは誰にでもできます。
そりゃそうだ！！！それができれば苦労しないよ！と思うと思います。
でもそれを目指しませんか？
この記事では、絶賛ワーママ挑戦中でもあり、人材業界の営業として日々たくさんの職場を見ているプロとして、ワーママが定時に帰るためのアイディアを「仕事の進め方を工夫する」「作業自体を時短する」「スケジュール管理を工夫する」「周りを巻き込む」の4つの観点でお話しします。
ワーママが定時に帰るための仕事の時短術を紹介します！
この記事を読めば、明日から試したくなるアイディアに出会えますよ。
私も毎日戦っています。一緒にお迎え時間を死守しましょう！
仕事の進め方を工夫する
まずは仕事の進め方について。順番に解説していきます。
即対応する
今、あなたはいつ来たメールを対応していますか？
私は、基本は30分以内、もっと言えば5分以内に発生した仕事を対応し続ける状態が最強の時短だと思っています。
例えば昨日のメールを対応する場合、話の内容を思い出し、場合によっては1度調べたことをもう1度調べるなど無駄な時間が発生します。
そうこうしている間に次の仕事の依頼が来て後手後手になっていくのです。
「仕事が発生したらにすぐに取りかかり、完結までさせる」
仕事の内容次第では実践できないことがあるのも重々承知です。
ですがこのスタンスは1番の時短テクニックだと思っています。
関連する仕事は一気に終わらせる
1つの仕事を終える前に
- この後発生する仕事がないか
- 今一緒にできることはないか
考えてみましょう。
例えば、ある仕事の手続きを終わらせ、書類を上司に提出しました。承認には2日以上かかります。
ここでいったん終了せずに、承認された後に必要になるメールや書類なども一緒に作成しておきましょう。
一緒に終わらせてしまうことで、後で思い出しながら作業する時間を減らすことができます。
全ての作業に対し、時短できないか？と考える
10秒でいい。立ち止まって考えてみましょう！
急いでるとつい次の仕事に進みたくなりますよね。
ですが、今少し立ち止まり整理をすることで、が長期的には大幅な時短につながりますよ。
仕事を定型化できないか考える
毎回同じことをしているのなら、一度整理し、仕組を作ってしてしまいましょう。
- 手順メモ、使用するメールフォーマット、必要な書類はフォルダにまとめておく
- 1日に何度も同じデータを確認するため、毎朝必要なデータを一気に確認し、まとめておく
など、実際の業務に落とし込み考えてみることが大切です。
人に任せられる業務はとことんお願いする
どうしても自分がやらないといけないこと以外は、手元から離しましょう
- この作業部分のみ〇〇さんに依頼する
- 社内の時短ツールを使ってみる
やらない仕事を決める
「この仕事やらない！」と決断できることも重要です。
私は社内の重要度の低い調査物や意味がないと思われるリモート会議を真面目に聞くこと、親交を深めるだけのは辞めまし外部訪問はやめました。笑
もちろん時間が無限にあれば全てやった方が良いです。
でも、ワーママには時間がありません。勇気をもって本当に自分がやるべき仕事に注力しましょう。
全体像をイメージし、必要なら話を通してから作業する
依頼された仕事をとりあえず進めるのはダメです。
時間をかけた後に修正が必要になり、時間をロスする可能性が高いです。
仕事に取りかかる前に、全体の流れをイメージし、その中で上司の確認が必要になりそうなら事前に話を通しておくなど、見通しをもって進めていきましょう。
身近な人を真似する
これまでご紹介したアイディアは職種によっては効果がないこともあるかもしれません。
仕事内容、職場の環境は人それぞれに違います。
そんな時に1番の手本となるのは「身近で効率よく働いている方」です。
その方がどんな工夫をしているのか、自分と違うことはどこか、観察し、真似していきましょう。
作業自体を時短する
次に、仕事の「作業自体」を時短する方法について、順番に解説していきます。
よく使うメールのフォーマットを作成する
ビジネスマンが仕事のうちメールに費やしている時間はとても長いです。
1日66分メールを読んでいる（中略）
大原昌人(2021) . 『全ての仕事を2分の1の時間で終わらせるーガチ速仕事術ー』 . ぱる出版
1日82分57秒メールを書いている
ちなみにこの本は、本記事を書くのにも大変参考になりました。
オンライン時代の今の情勢あった時短テクニックの記載もあり、在宅勤務がある方には特に参考になることが多いと思います。
＊Microsoft Outlookの場合＊
- 新しいメールを作り、Outlookテンプレートとしてフォルダに保存
- 新しいメールを作り、該当文章を選択し、クイックパーツに保存
など、様々な方法がありますよ！
よく使うな、と思ったメールはプラスひと手間でフォーマット登録しておきましょう！
よく使う言い回しを単語登録する
「めーる」と入力するだけでアドレスが変換表示される！毎回気持ちいい♪
PCの右下タスクバーより、入力モードのボタン（「あ」や「A」など）を右クリックします。表示されるメニューから「単語の追加」または「単語の登録」をしましょう。
入力にかかる時間はたかが数秒かもしれません。しかしちりも積もれば山となります。
※何文字打てば単語が出てくるか分からなくなる時があるので、「3文字で登録する」など自分でルールを作るのがオススメです！
文章を複数コピーする
「 Windows ロゴ 」+「 V 」って知ってますか？
【Ctrl＋C】でコピー、【Ctrl＋V】で貼り付け、はパソコンでのコピペ操作の定番ですよね。
でもコピーできる文章は1つのみ。
何度も画面を行き来して大変だった経験はありませんか？
Windows10以降、【Ctrl＋C】でコピーした文章や画像はクリップボードに複数コピーされているため、
「 Windows ロゴ 」+「 V 」で選択し、貼り付け
できるんです。 ぜひ試してみてください。
PC1台で2画面同時使用する
今操作している画面を全体表示にして、
「 Windows ロゴ 」+「 ←」で左半分に表示にしましょう
もう1つ別の画面を
「 Windows ロゴ 」+「→」で右半分に表示にすれば
2画面同時に確認しながら入力ができます。
複数のシステムを確認することが多い方は、モニターを購入しちゃうのもアリです！
いろんな画面を切り替えるのって、意外と時間かかるよね
ワイヤレスイヤホンを活用する
電話の時間や会議の時間を有効活用しよう！
- 会議に参加し「ながら」両手で仕事を進める
- 電話で話し「ながら」両手でメモをとる
- 移動中に歩き「ながら」電話の要件をすませてしまう
「会話ができ、音が鮮明」「両手を空けることができる」ものであればイヤホンは使いやすいものでOKです。
ちなみに私が使っているのはShokz（ショックス、旧AfterShokz）のOpenRunのグレーです。
ポチップ
イヤホンをつけてることを忘れて商談に向かってしまうくらい（笑）軽くてつけ心地もよく、音も鮮明です。
音声入力を活用する
在宅勤務ができる方、移動が多い方にはおすすめです！
商談や会議の後、議事録やメモ、タスクが発生しますよね。
オフィスに戻ってからじっくり思い出すのではなく、移動しながらすぐに携帯のメモなどに音声で入力し作業を進めておきます。
話の内容を覚えているうちに進めることで、何倍も早く作業が進みますよ。
私はメールも短いものであれば、外出先から音声入力し送信しています！
この時、イヤホンがあればわざわざ携帯を持たなくてよいのでより便利ですよ。
（移動が多い方）移動中にできることを増やす
移動時間も有効活用！
- 携帯電話でできることを増やす（音声入力もその一つ）
- タクシー移動にしてPCを開き仕事する
- 携帯電話でも確認できるツールをメインで使用するようにする
など、P机に向かわないとできない仕事は減らしましょう。
外出から帰宅（帰社）時に「どうしてもPCでしかできない作業が残っているだけ」な状態を目指しましょう。
スケジュール管理を工夫する
上記のアイディアを活用し、それぞれの作業スピードを早くしても、スケジュール管理がグダグダでは、定時に帰ることはできません。
順番に説明していきます。
都度計画を立て直す
新しい仕事が来たら一度手を止めて、計画を立て直しましょう
ミスが発生したり、急に仕事を頼まれたり、状況が刻々と変わって行くのが仕事です。
そんな中で定時に帰るためには、常に「現状を把握し、計画を立て直す」必要があります。
新しい仕事が来たら、
- どのように進めていくか大体でもいいので考える
- どのくらいの時間がかかりそうか予想する
- そのうえでスケジュールに組み込む
1分でいいので手を止めて考えましょう。
全く手をつけず全体像が予想できていない仕事がゴロゴロ残っている…
これでは何時に仕事が終わるのか分かりません。
最初に全体像を把握しておくとスケジュール管理ができるようになるだけでなく、効率的に進めることができますよ。
定時終了1時間前に今日やること、明日やることを分ける
残り1時間となれば「できること」「できないこと」がはっきりします。
「どうしても今日やらなくてはいけないこと」を優先して行いましょう。
いつも忙しくて気づいたら定時…なんて方は1時間前にアラームをセットしてもいいでしょう。
最後の10分は明日のスケジュール整理にあてる
今の仕事の状況を一番わかっているのは今のあなたです。
帰る10分前に「明日やることや行動計画」を整理しましょう。
難しいメモでなく「明日やるタスクを優先順位順にならべるだけ」でOKです。
今日のうちに考えておくことで、明日の朝スタートダッシュできることが大切です。
自分のスケジュール管理を振り返る
1週間に1度でもいいので、計画通りに仕事ができているのか振り返りましょう。
＊予定より時間がかかる
→それぞれの仕事にかかる時間を把握し、無理のない計画を立てる
→それぞれの仕事の時短方法を考える
＊突発的な案件が多く管理できない
→突発案件が〇件来ることを見越した行動計画を立てる
→〇時以降の依頼はやらない、と決めて周知する
など、振り返り、改善していくことが何よりも大切です。
周りを巻き込む
どんなに自分の中では完璧にスケジュール管理ができても、仕事は1人で行うものではありません。
周りの方の理解や協力は必須になります。
順番に説明していきます。
定時で帰る人と認識してもらう
「バリバリ残業する」以外の貢献の仕方を目指そう！
「時短で働いています」「お迎えがあり〇時で帰ります」を周知する
復帰した時の挨拶だけでは足りません。
周りの方は1度伝えたくらいでは忘れてしまい、悪気なく仕事を依頼してきます。
社内の誰でも観覧できる場所に記載したり（私は社内のチャットのプロフィールにでかでかと書いています）、メールの署名欄に勤務時間を記載したり、方法はたくさんあります。
「たま」にでも対応したらダメ！
- 定時超えてから「これちょっとお願いできる？」と声を掛けられる…
- 帰り間際に重要なメールが…
あるあるですよね涙
ただ、今日やらないと重大な損失につながるような仕事でない限りは「やらない」でいきましょう。
1度対応すると「今後も対応してくれる人」になってしまいます。
分かってます。そこで快く対応してくれる人の方が良いに決まっています。やりたくなりますよね。
でも、今のあなたは「残業して仕事してくれる」という評価のために頑張るべきではありません。
- 定時内は即対応で、ミスなくこなす
- 周りを気遣い仕事する
こんな日頃の努力をしていれば必ずそこで評価されます。
「明日〇時までに完了させるので明日対応してもよいでしょうか？」と必ず誠意を見せてお断りしましょう。
自分が即レス即対応する
- メール早く返してほしいな…
- あの仕事の上司の承認はまだかな…
仕事にはどうしても「待ち」の時間が発生します。
介入しきれない部分もありますが、まずはあなた自身が「即対応」できているでしょうか？
まずは自分が「即レス、即対応」を実践しましょう。
すぐに対応されて嫌な人はいないですし、あなたの評価も上がり、「早く返さなきゃ」と相手の対応スピードを早めることができます。
（もちろんそんなの効果なし…な方もいます汗）
周りを知り、助ける、助けてもらう
仕事を助けてくれる方が多いほど、作業のスピードは上がります。
周りのメンバーが
- 何を得意としていてどんなことを相談、お願いできるのか？
- どのように依頼すれば良い成果が上がってくるか
把握しましょう。
お願いするばかりでなく、あなたも周りを助け、自分の得意なことを知ってもらうことも大事ですよ。
仕事を見える化し、引継ぎしておく
突然のお休み、急な帰宅がありえる。しかも頻繁に。
これがワーママの働き方です。
自分が休む時、「あなたの自分の仕事がどれだけあって、どのように対応すればいいのか」分かっている人がいなければ、誰も助けることはできません。
そうならないためにも
- 自分の仕事の量は誰でも見られるようにしておく
案件が来る場所や仕事を管理している場所を教える - 対応方法を引継ぎしておく
- もしも、の時にお願いすることを伝えておく
事前に対策をしておきましょう。
定時ギリギリに急な仕事があったとしても誰かに対応してもらえるため、無理に残る必要がなくなりますよ。（もちろん感謝は忘れずに！）
最後に
いかがでしたか？
定時に帰れば、ママとしての時間だけでなく自分がリフレッシュする時間も大切にできます。
ご紹介したアイディアを1つずつでもいいので、試してみましょう。
職場によっては実践できないアイディアもあったかもしれません。
あなたの職場あなたの仕事の1番の理解者はあなたです。
この記事を参考に自分だけの時短法も考えていきましょう！
最後まで読んでいただきありがとうございました。
※育休復帰準備をもっと進めたい方へ
〇育休復帰前に準備することのまとめ記事（仕事編）はこちら▼
〇育休復帰前に準備することのまとめ記事（生活編）はこちら▼
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